Etapy współpracy

Przygotowując przedsięwzięcie planujemy je z najdrobniejszymi szczegółami
tak, aby było spójne z celami organizacyjnymi imprezy, według następujących etapów:

I ETAP - Przygotowawczy

1. Opracowanie koncepcji przedsięwzięcia .
2. Wybór lokalizacji .
3. Zaprojektowanie oraz druk ( zaproszeń, formularzy, identyfikatorów, certyfikatów).
4. Przygotowanie bazy odbiorców oraz wysyłka zaproszeń, programów i innych materiałów pomocniczych.
5. Przygotowanie materiałów marketingowych (broszur, folderów, ulotek, plakatów, teczek, innych materiałów reklamowych wewnętrznych i zewnętrznych).
6. Promocja imprezy ( reklama w mediach,przygotowanie witryny internetowej).
7. Przygotowanie tablic informacyjnych, innych oznakowań.
8. Rezerwacja miejsc noclegowych, parkingowych.
9. Przygotowanie cateringu.
10. Aranżacja sali konferencyjnej i pomieszczeń pomocniczych .
11. Zatrudnienie, przeszkolenie personelu pomocniczego.
12. Rejestracja zgłoszeń uczestników.
13. Wysyłka potwierdzeń.
14. Obsługa płatności uczestnictwa.
15. Ubezpieczenie uczestników / przedsięwzięcia.
16. Obsługa prawna.

II Etap - Wykonawczy

1. Przygotowanie i obsługa recepcji:
   - transport uczestników (grupowy)
   - zakwaterowanie uczestników
   - rejestracja uczestników,
   – obsługa informacyjna,
   - dystrybucja materiałów, identyfikatorów,certyfikatów.
2. Obsługa techniczna, porządkowa w czasie trwania przedsięwzięcia:
   - dbałość o estetykę wnętrz,
   - przygotowanie niezbędnego sprzętu biurowego oraz technicznego (nagłośnieniowy, oświetleniowy, do prezentacji itp.),
   - przygotowanie stoisk wystawienniczych,
   - rejestracja przebiegu imprezy ( filmowanie, fotografowanie),
   - dbałość o porządek i bezpieczeństwo.
3. Obsługa przerw:
   - kawowych i obiadowej.
4. Organizacja programów artystycznych.
5. Organizacja pobytów rekreacyjnych.

IV Etap – Zakończenie

1. Organizacyjne i techniczne zakończenie imprezy.
2. Sporządzenie dokumentów podsumowujących (ankiet ewaluacyjnych, sprawozdań, raportów).
3. Rozliczenie przedsięwzięcia .